Jak założyć własną firmę krok po kroku? Kompletny poradnik

Rejestracja firmy w CEIDG zajmuje kilkanaście minut, ale to, co dzieje się przed nią, decyduje o kosztach i ryzyku na starcie. Forma prawna określa, kto odpowiada za długi, a forma opodatkowania – ile realnie zostanie z zarobionych pieniędzy. Kolejność tych wyborów ma znaczenie. Dobrze poprowadzona własna firma zaczyna się od decyzji podjętych na spokojnie, jeszcze przed otwarciem formularza.

Nawigacja

Co zrobić, zanim zarejestrujesz firmę?

Sama rejestracja w CEIDG to ostatni krok całego procesu, nie pierwszy – wypełnienie wniosku zajmuje około 15 minut, ale decyzje o modelu biznesu, formie prawnej i sposobie opodatkowania trzeba podjąć wcześniej. Zanim otworzysz formularz, warto sprawdzić, czy planowana skala działalności w ogóle wymaga pełnej rejestracji.

Przy niewielkich, nieregularnych przychodach z drobnej sprzedaży czy pojedynczych zleceń nie zawsze trzeba wpisywać się do rejestru. Zanim zdecydujesz się na formalne założenie firmy, sprawdź, czy Twoja sytuacja pozwala prowadzić działalność nierejestrowaną – to sposób na przetestowanie pomysłu bez comiesięcznych składek i deklaracji.

Warto też przygotować choćby uproszczony rachunek opłacalności, zanim zainwestujesz pierwsze pieniądze. Biznesplan pozwala oszacować, ile trzeba sprzedać miesięcznie, żeby pokryć koszty stałe i wyjść na zero, zanim jeszcze złożysz wniosek o rejestrację.

Wniosek CEIDG-1 można złożyć elektronicznie, ale wymaga to wcześniejszego potwierdzenia tożsamości. Do złożenia wniosku online niezbędny jest profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny, a bez żadnego z nich zostaje tylko wizyta w urzędzie gminy albo wysyłka listem poleconym z podpisem notarialnie poświadczonym.

Przed wypełnieniem wniosku warto zamknąć kilka spraw organizacyjnych:

sprawdzenie, czy podobna usługa lub produkt ma już ugruntowaną konkurencję w wybranej lokalizacji
oszacowanie kosztów pierwszych trzech miesięcy działania, zanim napłyną pierwsze przychody
ustalenie, jakie zezwolenia lub kwalifikacje zawodowe obowiązują w wybranej branży
założenie profilu zaufanego z wyprzedzeniem, bo jego aktywacja bywa rozłożona na kilka dni

Zakres wymaganych zgód i kwalifikacji zależy od konkretnej branży – warto to zweryfikować jeszcze przed wypełnieniem wniosku, bo poprawianie wpisu po fakcie bywa trudniejsze niż korekta planu na starcie.

Którą formę prawną wybrać dla nowej firmy?

Forma prawna decyduje o tym, kto odpowiada za długi firmy, gdzie trzeba się zarejestrować i ile to kosztuje na starcie. Najprostsze warianty rejestruje się przez internet w kilkanaście minut, inne wymagają notariusza i wpisu do sądu. Poniżej cztery najczęściej wybierane formy dla nowych przedsiębiorców.

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza i całkowicie bezpłatna forma prowadzenia biznesu, rejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Rejestr – wpis prowadzi CEIDG, dostępny online przez cały proces zakładania i późniejszych zmian danych.
Koszt wpisu – 0 zł, niezależnie od liczby wybranych kodów PKD czy wybranej formy opodatkowania.
Odpowiedzialność – całym majątkiem osobistym, bez rozdziału na majątek firmowy i prywatny.
Sposób rejestracji – wniosek CEIDG-1 online, osobiście w urzędzie gminy albo listem poleconym.

Ta forma sprawdza się przy usługach świadczonych samodzielnie, bez wspólników i bez potrzeby dużego kapitału na start. Tak zakłada się większość lokalnych usług, w tym firmę sprzątającą, gdzie największym kosztem początkowym bywa sprzęt, nie sama rejestracja.

Spółka cywilna

Spółka cywilna to w istocie umowa między co najmniej dwoma przedsiębiorcami, z których każdy rejestruje się osobno w CEIDG jako wspólnik.

Rejestr – każdy wspólnik wpisuje się indywidualnie do CEIDG, sama umowa spółki nie ma odrębnego wpisu poza numerem REGON i NIP.
Liczba wspólników – minimum dwóch, każdy prowadzący własną działalność powiązaną wspólną umową.
Koszt – 0 zł za wpis każdego wspólnika, do tego dochodzi jedynie koszt sporządzenia samej umowy spółki.
Odpowiedzialność – solidarna, każdy wspólnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, także te zaciągnięte przez pozostałych.

Ten wariant sprawdza się przy prostej współpracy dwóch osób, na przykład rodzinnej, gdzie zaufanie między wspólnikami jest już ugruntowane. Przy większej liczbie wspólników albo planach szybkiego skalowania solidarna odpowiedzialność za cudze decyzje bywa poważnym ryzykiem.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zakłada się z kapitałem zakładowym w wysokości minimum 5000 zł, wpisując ją do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Rejestr – KRS, prowadzony przez sąd rejonowy właściwy dla siedziby spółki.
Kapitał zakładowy – minimum 5000 zł, wnoszony przez wspólników przed albo w trakcie rejestracji.
Odpowiedzialność – ograniczona do wysokości wniesionych wkładów, majątek prywatny wspólników pozostaje odrębny.
Czas rejestracji przez S24 – wpis pojawia się zwykle w ciągu 1-3 dni roboczych od złożenia kompletnego wniosku.

Dokładny koszt założenia zależy od wybranej ścieżki rejestracji. Umowa spółki podpisana przez internet w portalu S24 pomija opłatę notarialną, ale ogranicza treść umowy do gotowego wzorca, a umowa sporządzona u notariusza daje więcej swobody w zapisach, kosztuje jednak więcej i wydłuża cały proces. Ostateczną kwotę warto potwierdzić bezpośrednio u notariusza, bo zależy od wysokości kapitału i liczby wspólników.

Spółka jawna i inne spółki osobowe

Spółka jawna, partnerska i komandytowa to alternatywa dla sp. z o.o. przy prowadzeniu biznesu z kilkoma wspólnikami, gdy pełna ochrona majątku prywatnego nie jest priorytetem.

Rejestr – KRS, tak samo jak w przypadku spółki z o.o., niezależnie od liczby wspólników.
Kapitał minimalny – brak wymogu dla spółki jawnej, wspólnicy sami ustalają wysokość wkładów w umowie.
Odpowiedzialność – wspólnicy odpowiadają całym majątkiem, subsydiarnie wobec majątku samej spółki.
Zastosowanie – częsty wybór przy wspólnym prowadzeniu warsztatu, gospodarstwa czy niewielkiej firmy usługowej przez osoby dobrze się znające.

Rejestracja w KRS, niezależnie od typu spółki osobowej, wymaga elektronicznego wniosku i podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego wspólników reprezentujących spółkę. Sam wpis nie zwalnia z dopełnienia formalności w ZUS i urzędzie skarbowym po stronie każdego wspólnika z osobna.

Jak zarejestrować firmę w CEIDG krok po kroku?

Wypełnienie i złożenie wniosku CEIDG-1 online zajmuje zwykle około 15 minut, a wpis w rejestrze pojawia się w ciągu kilku godzin do jednego dnia roboczego. Cały proces jest bezpłatny, a dane trafiają automatycznie do trzech instytucji naraz.

Zaloguj się do systemu CEIDG przez profil zaufany albo podpis kwalifikowany, ewentualnie przygotuj wniosek papierowy do złożenia w urzędzie gminy.
Wpisz dane osobowe, adres zamieszkania i adres głównego miejsca wykonywania działalności.
Wskaż datę rozpoczęcia działalności, nie wcześniejszą niż dzień złożenia wniosku.
Wybierz kody PKD opisujące rodzaj działalności, zaznaczając jeden z nich jako kod główny.
Zaznacz formę opodatkowania – skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt ewidencjonowany.
Zdecyduj, czy chcesz od razu zarejestrować się jako podatnik VAT poprzez dołączony formularz VAT-R.
Wyślij wniosek elektronicznie albo złóż go osobiście w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zamieszkania.

NIP i REGON nie wymagają odrębnych wniosków – oba numery system nadaje automatycznie na podstawie danych z formularza CEIDG-1, zwykle jeszcze tego samego dnia. Ten sam wniosek zgłasza przedsiębiorcę jako płatnika składek w ZUS, więc nie trzeba składać osobnego zgłoszenia rejestracyjnego w tej instytucji.

Co zrobić w ZUS i urzędzie skarbowym po rejestracji firmy?

Na zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego jest 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności, a rodzaj wymaganego formularza zależy od tego, do jakich ubezpieczeń się zgłaszasz.

Jeśli zgłaszasz się zarówno do ubezpieczenia społecznego, jak i zdrowotnego, złóż formularz ZUS ZUA w ciągu 7 dni od startu działalności.
Jeśli korzystasz z ulgi na start i zgłaszasz się wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, złóż ZUS ZZA z kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od 05 40.
Jeśli chcesz objąć ubezpieczeniem zdrowotnym członka rodziny, złóż dodatkowo formularz ZUS ZCNA w tym samym terminie.

Data złożenia zgłoszenia nie jest tym samym terminem, w którym trzeba opłacić pierwszą składkę. Termin płatności ZUS przy jednoosobowej działalności przypada zwykle do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który nalicza się składkę.

Obowiązek rejestracji do VAT zależy od rodzaju sprzedawanych towarów lub usług oraz od wysokości przewidywanego obrotu. Niektóre grupy zawodowe muszą zarejestrować się jako podatnicy VAT niezależnie od przychodu, dlatego szczegóły warto zweryfikować indywidualnie, najlepiej razem z księgowym, jeszcze przed złożeniem wniosku.

Jak skorzystać z ulgi na start i kolejnych preferencji ZUS?

Nowy przedsiębiorca może obniżać składki ZUS w trzech kolejnych etapach: najpierw przez 6 miesięcy w ogóle nie płaci składek społecznych, potem przez 24 miesiące płaci je od obniżonej podstawy, a na koniec, jeśli spełnia limit przychodu, nawet do 36 miesięcy korzysta z Małego ZUS Plus.

Ulga na start – trwa 6 pełnych miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia działalności i zwalnia ze składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Składkę zdrowotną trzeba płacić przez cały ten czas, a okres ulgi nie liczy się do stażu emerytalnego ani nie daje prawa do zasiłku chorobowego.
Preferencyjny ZUS – obowiązuje przez kolejne 24 pełne miesiące i pozwala płacić składki społeczne od podstawy nie niższej niż 30% minimalnego wynagrodzenia, czyli znacznie mniej niż przy pełnych składkach.
Mały ZUS Plus – dostępny maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności, pod warunkiem że przychód w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 120 000 zł, a działalność była prowadzona przez minimum 60 dni.

Z ulgi na start nie skorzysta każdy, kto zarejestruje nową firmę. Warunkiem jest podjęcie działalności po raz pierwszy albo jej ponowne podjęcie po co najmniej 60 miesiącach przerwy od poprzedniej rejestracji, a pełne zasady ulgi na start określają też sytuacje, w których zwolnienie nie przysługuje mimo formalnego spełnienia terminu.

Ten warunek ma znaczenie zwłaszcza dla osób, które wcześniej prowadziły firmę i ją zamknęły. Jeśli od dnia zamknięcia działalności gospodarczej minęło mniej niż 60 miesięcy, prawo do ulgi na start przy ponownej rejestracji nie przysługuje.

Okres 24 miesięcy preferencyjnego ZUS liczy się od dnia, w którym kończy się ulga na start, choć można też zrezygnować z ulgi wcześniej i przejść na preferencyjną podstawę od razu. Szczegółowe warunki ulgi na start w ZUS określają dokładnie, jak liczy się wtedy pozostały czas trwania preferencji.

Limit przychodu 120 000 zł uprawniający do Małego ZUS Plus nie zawsze liczy się w pełnej wysokości. Dla firmy prowadzonej krócej niż pełny rok kalendarzowy zasady Małego ZUS Plus każą przeliczyć limit proporcjonalnie do liczby dni faktycznego prowadzenia działalności. Zasady liczenia samego 60-miesięcznego cyklu, w którym mieści się maksymalny okres korzystania z tej ulgi, zostały niedawno uproszczone.

Na uldze na start przedsiębiorca rozliczający się na skali podatkowej płaci tylko minimalną składkę zdrowotną w wysokości 314,96 zł miesięcznie, bo składek społecznych przez pierwsze 6 miesięcy nie ma wcale. Po przejściu na preferencyjny ZUS łączne obciążenie składkowe rośnie do około 408-443 zł miesięcznie, a po jego zakończeniu, gdy zaczynają obowiązywać pełne składki społeczne w wysokości około 1650-1780 zł, miesięczny koszt prowadzenia firmy skacze nawet czterokrotnie względem okresu ulgi na start. To przejście z podstawy 30% minimalnego wynagrodzenia na pełną podstawę najmocniej podnosi obciążenie firmy w kolejnym roku działalności, nie sama zmiana formy opodatkowania.

Jaką formę opodatkowania wybrać dla działalności?

Forma opodatkowania decyduje o wysokości podatku dochodowego i składki zdrowotnej, a wybiera się ją już na etapie wypełniania wniosku CEIDG-1. Trzy dostępne dla nowych firm warianty różnią się przede wszystkim sposobem liczenia składki zdrowotnej.

Skala podatkowa

Na skali podatkowej składka zdrowotna wynosi 9% podstawy wymiaru, ale nie mniej niż 314,96 zł miesięcznie, niezależnie od wysokości dochodu.

Podatek – 12% do progu dochodu, 32% od nadwyżki ponad próg, liczony od dochodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu.
Składka zdrowotna – 9% podstawy wymiaru, minimum 314,96 zł miesięcznie, rośnie razem z dochodem.
Dla kogo – dla osób planujących rozliczenie wspólnie z małżonkiem albo korzystających z ulg podatkowych dostępnych tylko na tej formie, na przykład ulgi na dzieci.

Opłacalność tej formy w porównaniu z pozostałymi zależy przede wszystkim od wysokości spodziewanego dochodu i planowanych ulg. Konkretne wyliczenie warto zrobić razem z księgowym jeszcze przed złożeniem wniosku, bo zmiana formy w trakcie roku bywa ograniczona.

Podatek liniowy

Podatek liniowy to stała stawka 19% od dochodu, niezależnie od jego wysokości, ze składką zdrowotną liczoną według niższej stawki 4,9% podstawy wymiaru.

Podatek – stała stawka 19%, bez względu na to, czy dochód wynosi kilka czy kilkaset tysięcy złotych rocznie.
Składka zdrowotna – 4,9% podstawy wymiaru, bez progu powiązanego z minimalnym wynagrodzeniem tak jak na skali.
Ograniczenia – brak kwoty wolnej od podatku i brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Ta forma opłaca się zwykle dopiero po przekroczeniu progu, od którego na skali podatkowej zaczęłaby obowiązywać wyższa stawka 32%. Przy niższych dochodach stawka liniowa bez kwoty wolnej często wypada drożej niż skala, dlatego wybór wymaga wcześniejszego oszacowania rocznego dochodu.

Ryczałt ewidencjonowany

Przy ryczałcie ewidencjonowanym składka zdrowotna nie jest stałą kwotą – zależnie od wysokości przychodu wynosi od 461,66 zł do 1384,97 zł miesięcznie.

Podatek – liczony od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania, według stawki zależnej od rodzaju działalności.
Składka zdrowotna – zmienna, od 461,66 zł do 1384,97 zł miesięcznie, w zależności od progu rocznego przychodu, do którego kwalifikuje się firma.
Dla kogo – dla działalności o niskich kosztach prowadzenia, gdzie brak możliwości odliczenia wydatków nie ma dużego znaczenia.

Czwartą formą opodatkowania bywa wymieniana karta podatkowa, ale ten wariant nie dotyczy nowo zakładanych firm. Od wprowadzenia Polskiego Ładu karty podatkowej nie można już wybrać jako nowej formy rozliczenia, korzystają z niej wyłącznie przedsiębiorcy stosujący ją nieprzerwanie od wcześniejszych lat.

Jakie formalności trzeba dopełnić przed pierwszym dniem działalności?

Część formalności obowiązuje każdą nową firmę niezależnie od branży, a część zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Konto firmowe, pieczątka i ubezpieczenie OC to elementy typowe dla większości działalności, kasa fiskalna i koncesje dotyczą tylko wybranych branż.

Konto firmowe – nie jest prawnie obowiązkowe dla JDG, ale rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych ułatwia rozliczenia i bywa wymagane przy transakcjach powyżej określonych progów gotówkowych.
Pieczątka firmowa – formalnie nieobowiązkowa, ale przydatna przy podpisywaniu umów i dokumentów; jej wyrobienie kosztuje zwykle do 100 zł.
Ubezpieczenie OC – dla większości branż dobrowolne, kosztuje zwykle około 1850 zł rocznie, choć w części zawodów regulowanych jest wymagane przepisami.

Pozostałe formalności zależą od tego, czym firma faktycznie się zajmuje. Dwa najczęstsze przypadki wymagające dodatkowych kroków to obowiązek posiadania kasy fiskalnej i konieczność uzyskania koncesji albo licencji branżowej.

Jeśli sprzedajesz towary lub usługi na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych powyżej 20 000 zł netto obrotu rocznie, musisz zainstalować kasę fiskalną.
Jeśli firmę zakładasz w trakcie roku, ten limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży do końca roku.
Jeśli planujesz działalność w transporcie drogowym, gastronomii z alkoholem albo ochronie osób i mienia, sprawdź wymóg koncesji albo licencji przed rozpoczęciem sprzedaży.

Licencja transportowa bywa jednym z bardziej czasochłonnych elementów przygotowań, bo wymaga też potwierdzenia zdolności finansowej firmy przed pierwszym kursem. Przy zakładaniu firmy transportowej ten dokument trzeba mieć gotowy jeszcze przed rejestracją działalności, nie po niej.

Od pierwszego dnia działalności warto też ustalić zasady archiwizacji dokumentów. Przechowywanie dokumentów z działalności gospodarczej bywa obowiązkowe nawet kilka lat po zamknięciu firmy, w zależności od typu dokumentu.

Ile kosztuje założenie i pierwszy rok prowadzenia firmy?

Sama rejestracja firmy jest bezpłatna, ale utrzymanie jej w pierwszym roku, bez wynagrodzenia właściciela i bez kosztów specyficznych dla branży, zamyka się zwykle w przedziale od 2000 do 3500 zł miesięcznie.

Księgowość – obsługa przez biuro rachunkowe kosztuje zwykle od 150 do 300 zł miesięcznie, a samodzielne rozliczanie się przez program online, przy niewielkiej liczbie dokumentów, wychodzi od około 280 zł wzwyż.
Terminal płatniczy – opłata miesięczna w przedziale 20-150 zł, zależnie od operatora i modelu urządzenia.
Ubezpieczenie OC – około 1850 zł rocznie, czyli w przeliczeniu na miesiąc niecałe 155 zł.
Składki ZUS – od 314,96 zł na uldze na start, przez 408-443 zł w okresie preferencyjnym, aż do 1650-1780 zł po zakończeniu obu ulg.

W pierwszym roku typowa jednoosobowa firma na uldze na start i preferencyjnej podstawie płaci około 300 zł za księgowość, 100 zł za terminal, 155 zł za rozłożone w miesiącach OC i od 315 do 443 zł składek ZUS w zależności od etapu ulgi – łącznie od około 870 do 1000 zł miesięcznie stałych kosztów, nie licząc podatku od dochodu i wynagrodzenia właściciela. Suma rośnie skokowo dopiero po zakończeniu preferencji ZUS, kiedy same składki społeczne przekraczają 1600 zł miesięcznie i stają się największym pojedynczym kosztem stałym firmy.

Część wydatków da się obniżyć, kupując sprzęt i wyposażenie na firmę zamiast prywatnie. Zakupy na firmę pozwalają odliczyć VAT i wrzucić wydatek w koszty, co realnie obniża podstawę opodatkowania w pierwszym roku działalności.

Jak zarejestrować spółkę handlową w KRS?

Wniosek złożony przez portal S24 skutkuje wpisem spółki do KRS zwykle w ciągu 1-3 dni roboczych, podczas gdy rejestracja tradycyjna, z umową u notariusza, trwa od kilku dni do nawet kilku tygodni.

Rejestracja przez S24 – wniosek składa się elektronicznie, umowa spółki opiera się na gotowym wzorcu, a podpis elektroniczny zastępuje wizytę u notariusza.
Rejestracja tradycyjna – umowę spółki sporządza notariusz w formie aktu notarialnego, co daje więcej swobody w zapisach, ale wymaga fizycznej obecności wspólników.
Czas oczekiwania – S24 to zwykle 1-3 dni robocze, ścieżka tradycyjna od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obciążenia sądu rejestrowego i kompletności dokumentów.

Koszt notarialny i sądowy różni się w zależności od formy spółki, wysokości kapitału i liczby wspólników. Dokładną kwotę warto ustalić bezpośrednio u notariusza przed podpisaniem umowy, żeby uniknąć niespodzianek na etapie finalizacji.

Czego najczęściej nie dopilnowują nowi przedsiębiorcy?

Większość problemów na starcie wynika z przegapienia terminów albo pochopnego wyboru w formularzu, nie z samej procedury rejestracji. Kilka punktów warto sprawdzić od razu po złożeniu wniosku.

Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego złożone w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności wskazanej we wniosku.
Kod PKD główny zgodny z rzeczywistym, przeważającym rodzajem działalności, nie z kodem wybranym przypadkowo jako pierwszy na liście.
Konto firmowe założone i aktywne przed pierwszą transakcją z klientem, nie dopiero po niej.
Decyzja o uldze na start podjęta świadomie, z uwzględnieniem tego, że okres ten nie liczy się do stażu emerytalnego.

Rejestracja i pierwsze miesiące działalności to dopiero początek. Dalsze decyzje, takie jak rozwój firmy i zatrudnienie pierwszych pracowników, wymagają już innych formalności niż samo założenie działalności.